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Comment réduire les pertes de temps et rendre les e-mails plus ciblés –

Par Julian, le novembre 15, 2020 - logiciel
Comment réduire les pertes de temps et rendre les e-mails plus ciblés -

Alors que je suis semi-actif sur Twitter, l’e-mail reste ma principale méthode pour parler avec des annonceurs, partenaires et clients potentiels.

Je reçois des dizaines de courriels chaque semaine via ce blog. Malheureusement, un grand nombre de courriels proviennent de mendiants exigeants qui perdent du temps et qui veulent quelque chose de moi, mais ne sont pas prêts à donner quoi que ce soit en retour.

Sans aucun doute, les perdants de temps sont le tueur silencieux de la productivité.

Boîte de réception e-mail
Le courrier électronique est ma principale méthode de communication.
Image par Tumisu de Pixabay

Une réponse individuelle par e-mail peut ne prendre qu’une minute ou deux à écrire, mais si vous prenez en compte le temps que prennent les réponses suivantes, il s’agit évidemment d’un problème sérieux.

Considérez maintenant qu’un blog comme le mien peut recevoir des dizaines de courriels de la part de perdants de temps chaque semaine. Il s’agit manifestement d’un problème auquel il faut s’attaquer.

Au cours des dernières années, j’ai abordé ce problème de front pour m’assurer d’être plus productif avec mon temps.

Faites savoir ce que vous voulez

Une astuce courante dans les livres de productivité est que vous ne devriez vérifier vos e-mails qu’à des heures fixes de la journée. Cela vous permet d’éviter de revenir en arrière entre les e-mails et de vous concentrer sur la tâche à accomplir.

C’est un excellent conseil, mais peut-être un objectif plus important est de réduire le nombre d’e-mails que vous recevez des gaspilleurs de temps.

En indiquant clairement ce que vous voulez et ce que vous ne voulez pas, vous pouvez réduire le nombre d’e-mails que vous recevez via votre site Web. Les e-mails que vous recevez devraient généralement être plus ciblés.

Une façon dont j’ai réduit les e-mails est de mettre une note détaillée au-dessus du formulaire de ma page de contact qui explique que:

  • Je n’offre pas d’aide par support ou par e-mail gratuitement
  • Je ne participe pas aux articles récapitulatifs
  • Je ne poste pas d’invité
  • Je ne suis pas intéressé par les infographies
  • Je ne suis pas intéressé à lire « Votre article incroyable »

Les demandes par e-mail me demandant de participer à des articles récapitulatifs ou de partager les infographies ou les articles de quelqu’un ont tendance à être envoyées à partir d’un logiciel de messagerie qui envoie des e-mails à des milliers de personnes à la fois.

J’ai appuyé sur le bouton spam sur tout cela.

Malgré le fait de souligner ce que je veux sur ma page de contact, certaines personnes continueront de remplir mon formulaire de contact et de faire des demandes pour des choses que je déclare ne pas proposer. J’ignore généralement ces e-mails, mais si quelqu’un vient de copier et coller un modèle d’e-mail générique, j’appuie parfois sur le bouton spam.

Ne battez pas autour du buisson

Il ne faut que quelques secondes pour analyser un e-mail et voir des mots tels que «Infographie», puis l’envoyer dans le dossier spam.

Malheureusement, de nombreuses pertes de temps ne sont pas aussi évidentes que cela et peuvent apparaître comme des clients potentiels au départ. Vous serez surpris par les personnes qui peuvent vous faire perdre votre temps.

Par exemple, j’ai eu de longues conversations par courrier électronique avec des entreprises légitimes qui vendent des produits et services qui coûtent plus de 500 $. Pourtant, ce n’est qu’après une dizaine de courriels qu’ils m’informent qu’ils veulent que j’écrive gratuitement une longue réponse détaillée et ne peuvent justifier d’en payer une. Ou ils veulent que je passe des heures à leur montrer comment fonctionne quelque chose sur mon site Web en échange d’un essai gratuit de leur produit. La meilleure façon d’aborder ces personnes est d’être franc dans votre réponse initiale.

N’oubliez pas, cependant, de ne jamais juger un livre par sa couverture et de donner à chacun le bénéfice du doute. Parfois, les grandes entreprises ne sont pas disposées à dépenser de l’argent, mais certains de mes meilleurs clients étaient des propriétaires de petites entreprises; malgré leurs budgets minuscules en comparaison.

Soyez clair sur vos frais dès le début.

Par exemple, si quelqu’un demande à poster sur mon site Web, je lui avise tout de suite que les frais sont de 300 $. S’ils ne sont pas satisfaits de ces frais, c’est «Merci et bonne chance».

De même, si quelqu’un veut que j’écrive pour lui, je le dirige vers ma page de services et je souligne que je n’écrirai pas pour lui gratuitement.

Je ne peux insister assez sur ce point. Tu besoin d’être clair pour les gens quels sont vos termes dès votre première réponse.

Ajouter plus d’informations à votre site Web

Avec un blog comme le mien, la plupart des e-mails que je reçois sont liés à des sujets similaires; qu’il s’agisse de publicité sur ce blog, de publicité sur un autre site Web que je possède ou de travailler avec moi sur YouTube.

Pour cette raison, ma réponse initiale aux e-mails a tendance à être similaire.

Vous pouvez créer des réponses par e-mail standard prédéfinies à cet effet dans Gmail et d’autres services de messagerie; mais je préfère simplement mettre toutes les informations sur mon site Web et ensuite simplement envoyer un lien vers cette page dans ma réponse.

Certains d’entre vous ne voudront peut-être pas faire cela, car cela pourrait signifier que vous devez partager des informations sensibles telles que les prix publiquement. Pour moi, c’est un petit prix à payer car être public sur tout me permet de réduire le nombre total d’emails que je reçois. Comme vous vous en doutez, les e-mails que je reçois sont donc plus ciblés.

Ma page publicitaire est un bon exemple de ma transparence.

Ma page publicitaire explique non seulement ce que je propose, mais elle permet également aux gens de payer pour le service. Toutes les informations dont ils ont besoin peuvent être trouvées ici, donc je n’ai pas besoin de revenir en arrière et quatrième par e-mail.

Tableau publicitaire
Ma page publicitaire a réduit les pertes de temps et augmenté les profits.

Beaucoup de gens ne sont pas satisfaits du fait que je ne participe pas aux échanges de liens ou que je facture des gens pour passer du temps à les aider. C’est leur problème, pas le mien. Je ne veux pas travailler avec des gens qui attendent tout gratuitement. Vous ne devriez pas non plus.

Dernières pensées

Je n’ai aucun doute que les autres propriétaires de sites Web et les blogueurs peuvent comprendre beaucoup de ce que j’ai dit dans cet article.

Quel que soit le type d’entreprise que vous exploitez en ligne, vous devrez faire face à des pertes de temps.

Malheureusement, les pertes de temps ne peuvent pas être complètement éliminées, mais vous pouvez réduire considérablement le temps que vous passez à parler avec des personnes qui ne contribuent pas à votre résultat net.

Soyez clair sur ce que vous voulez et prenez la décision consciente de ne pas vous engager avec des personnes qui ne veulent pas vraiment travailler avec vous.

Bonne chance.

Julian

Julian

Julian

Je suis correspondant principal chez WebVZ; le site hebdomadaire consacré à l'avenir des médias, la technologie, la culture (série, film, musique) et jeux-vidéo. J'anime parfois (en plus de mes articles), une série de d'interviews percutantes avec les principaux acteurs de l'industrie des médias et de la technologie.

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